Chcela by som podporiť všetkých, ktorí sa či už kvôli pandémii alebo z rôznych dôvodov životného štýlu rozhodli pracovať online. Spísala sme pre vás nástroje a appky, ktoré sa nám v Studio Inbound osvedčili pre tímovú spoluprácu, produktivutu či komunikáciu.
Asana
Projekt manažmentový nástroj Asana zmenil pracovný flow v našom tíme. Pomáha nám prehľadne organizovať projekty, mať poriadok v úlohách, ich deadlinoch a mne osobne pomáha prehľadnejšie delegovať tasky na jednotlivých členov tímu Studia Inbound. Asanu využívame aj na komunikáciu a projekt manažment s klientmi. Odporúčam naštudovať si niekoľko tutoriálov, ako pracovať s Asanou, aby ste ju používali čo najefektívnejšie. U nás momentálne postačuje verzia, ktorá je zadarmo. Denne využívam desktopovú a aj mobilnú aplikáciu, ktorá mi neraz ušetrila čas a pripomenula dôležité úlohy.
Todoist
Pre základnú organizáciu úloh, alebo tzv. To-do’s mi pomáha online zoznam Todoist. V minulosti som využívala Wunderlist, ale po zmenách jeho majiteľov som prešla na Todoist, ktorý je veľmi prehľadný a ľahko zorganizovateľný zoznam hocičoho, čo potrebujem. Napríklad aj nákupu 🙂 Tasky sa dajú organizovať do projektov a pripojiť členov tímu. Myslím, že Todoist postačí aj na úplne základný projekt manažment, ak však chcete viac, odporúčam upgrade na Asanu.
Toggl
Už sa vám niekedy stalo, že ste úplne stratili prehľad o tom, koľko vám trvala práca na nejakej aktivite? Viete vôbec, koľko trvá denné vybavovanie emailov? Keď som začala podnikať, tak som nemala prehľad o čase, ktorý trávim na projektoch. Tým pádom som sa buď zasekávala a pracovala neproduktívne, alebo som jednoducho niektoré úlohy nevedela naceniť. A tak som začala všetko merať. Aby som bola produktívnejšia a aby som vedela ponúknuť projektové sadzby. Toggl sa dá využiť na presné „trackovanie“ a prehľadné reportovanie hodinovej práce – ak ste tak s klientmi dohodnutí. Pre mňa je to nástroj, ktorý používam takmer od jeho počiatku a fandím tímu, ktorí stojí za jeho vývojom.
Google calendar
K osobnej a tímovej produktivite pomáha aj online plánovač, teda kalendár. Aktuálne využívame online kalendár od spoločnosti Google, ktorý je prehľadný a jednoducho prepojiteľný s ďalšími nástrojmi, napríklad s Google Meet. V kalendári zvyknem vyznačovať a vytvoriť pozvánky na aktuálne dohodnuté online stretnutia. Feature “opakujúci sa meeting” využívame na pravidelný tímový meeting, ktorý máme v pondelky. Okrem toho vyznačujem (rezervujem) hodiny, ktoré vopred plánujem stráviť prácou na jednotlivých projektoch. Pomáha mi to nadobudnúť prehľad a lepšie zorganizovať úlohy v danom období.
Google drive (Google docs, sheets, slides)
Dostupná úschova dokumentov je nesmierne dôležitá. Svoje som sa o tom naučila, keď mi raz na Bali zo dňa na deň odišiel laptop. Veľmi som ocenila to, že som mala zorganizované a uložené zložky na cloude a nemala som problém dostať sa k nim a okamžite pokračovať v práci. Nástroj Google drive nám dáva možnosť dokumenty uchovávať, zdieľať a prepojiť s ďalšími online nástrojmi. V našom tíme využívame na tvorbu článkov Google dokumenty, na prehľadné zoznamy produktov Google tabuľky alebo Google prezentácie na marketingové kampane. Google drive používame aj na úschovu fotiek. Samozrejme, keďže sa jedná o úschovu a zdieľanie dokumentov na cloude, odporúčam sledovať informácie o bezpečnosti tohto či ostatných cloudov a zváženie zdieľania citlivých dokumentov.
Dropbox
Na úschovu a zdieľanie dokumentov využívame aj Dropbox, ktorý je aspoň pre mňa prehľadnejší ako Google drive. Mobilnú aplikáciu Dropbox mám prepojenú s rôznymi social media nástrojmi, v ktorých vytvárame obsah pre klientov.
Slack
Pre rýchlu komunikáciu a najmä prehľadnú konverzáciu s tímami klientov využívame Slack. Nahradil rôzne iné nástroje a appky, ktoré boli neprehľadné a často sa stávalo, že niektoré informácie ostali “visieť vo vetre”. Slack nám umožňuje profesionálny messanger s celým tímom ľudí.
Loom
Pandémia zvýšila potrebu vysvetliť tímu či klientom používanie niektorých online marketingových nástrojov. Alebo jednoducho niečo rýchlo ukázať na desktope namiesto vypisovania dlhých e-mailov. Na takúto aktivitu využívam Loom, ktorý mi v jeho free verzii dovolí nahrať 5 minútové video obrazovky a jeho jednoduché zdieľanie cez priamy link. Dokonca je možné do videa zapojiť aj nahrávku mojej tváre, čím sa video stáva personalizované, a o to osobnejšie.
Signal
Appku Signal sme na potrebu instantých správ (messenger-u) začali využívať po informácii, že Whatsapp, ktorý sme používali predtým, môže byť kvôli bezpečnosti dát nedostatočný. Signal odporúča aj Elon Musk a slovenskí etickí hackeri 🙂
Starý dobrý email. Stále ho využívam a nevidím dôvod, prečo by som prestala. Pravidelne si čistím inbox tak, aby som mala v emailoch poriadok. Je to pre mňa akási psychohygiena, ako keď si upracem stôl. Dôležité emaily odkladám na dobu neurčitú a viem ich kedykoľvek vyhľadať.
Lastpass
Aj vám sa niekedy stáva, že úplne zabudnete prístupové heslo? Niektorí by to riešili tým, že všade dávajú len to isté. To absolútne neodporúčam, je ľahké ho zneužiť. Na zabezpečenie a zapamätanie hesiel používam heslovú „peňaženku“, teda appku Lastpass. Najdôležitejšie je zapamätať si “master password” do peňaženky a tie ostatné heslá už budete mať uložené v aplikácii.
Google meet
Na tímové a klientské online stretnutia využívame nástroj Google Meet, ktorý je veľmi jednoduché prepojiť s Google kalendárom. Mojím tipom je naučiť sa používať rôzne pozadia, ktoré viete nastaviť pred stretnutím. Môže vám to napríklad pomôcť rozmazať pozadie bytu, ak ste na home office a nechcete ostatným ukázať, ako vyzerá vaša kuchynská linka 🙂
Zoom
Online stretnutia organizujeme aj pomocou aplikácie Zoom. V podstate je to jedno, záleží od klienta a jeho preferencie na daný nástroj. Niekedy využijeme aj MS Teams alebo Skype. Najdôležitejšie je, aby bola appka ľahko ovládateľná a zdieľateľná pre všetkých zainteresovaných.
Najlepšie nástroje pre remote work?
Dúfam, že sa vám tento zoznam nástrojov a appiek páči a bude užitočný. Je založený na mojej osobnej skúsenosti a verím, že tých kvalitných nástrojov je v online priestore oveľa viac. Odporúčam vám však používať len také nástroje pre remote work, ktoré naozaj potrebujete. Pozrite si tutoriál od štúdia/developera, ktorý stojí za daným produktom, aby ste jeho používanie využili na maximum. Nezabudnite, že online nástroje sú tu na to, aby nám prácu na diaľku uľahčili a nie jej pridávali viac.
Aké remote work nástroje obľubujete vy? Teším sa na váš feedback v sekcii komentárov. Ak máte otázky ohľadom remote work, neváhajte ma kontaktovať.
Prajem vám pekné a produktívne dni,
Silvia Púchovská